Belső nyilvántartási szám: GDPR-0191
ADATKEZELÉSI TÁJÉKOZTATÓ
EGYETEMI KUTATÓI ÖSZTÖNDÍJ PROGRAM
ADATKEZELÉSÉRŐL
A Budapesti Műszaki és Gazdaságtudományi Egyetem („Adatkezelő”, „Egyetem”) az Európai Parlament és a Tanács 2016/679 általános adatvédelmi rendelete („GDPR”), és az információs önrendelkezési jogról és információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény („Infotv.”) alapján az alábbiakban tájékoztatja az Egyetemnél az Egyetemi Kutatói Ösztöndíj Program keretében pályázatot benyújtókat („Pályázó”) és a pályázatban érintett más természetes személyeket (továbbiakban együttesen: Érintett) a személyes adatok kezeléséről:
1. AZ ADATKEZELŐ
| Neve: |
Budapesti Műszaki és Gazdaságtudományi Egyetem
(felelős szervezeti egység: Felsőoktatási Innovációmenedzsment és Együttműködési Központ)
|
| székhelye: |
1111 Budapest, Műegyetem rakpart 3. |
| levelezési név: |
1518 Budapest, Pf. 91. |
| e-mail: |
fiek@bme.hu |
| telefonszám: |
+36-1-463-2846 |
| honlap: |
www.bme.hu; www.ekop.bme.hu |
| adatvédelmi tisztviselő: |
|
| e-mail: |
dpo@bme.hu; |
| telefonszám: |
Tel.: +36-1-463-3320 |
2. AZ ADATKEZELÉS CÉLJA, JOGALAPJA, KEZELT ADATOK KÖRE ÉS FORRÁSA
Az adatkezelés általános célja az Egyetem által meghirdetett „Egyetemi Kutatói Ösztöndíj Program valamint ennek részeként a Kooperatív Doktori Program” („Ösztöndíj” vagy „EKÖP”, „EKÖP-KDP”) lebonyolítása. Különösen: a pályázatok fogadása, az Pályázók és a pályázatban érintett más természetes személyek azonosítása, kapcsolattartás a Pályázókkal, a pályázatok értékelése, támogatásra jelölések, döntéshozatal, eredmények közlése, a támogatást nyert pályázatok listájának közzététele, a nyertes Pályázókkal ösztöndíjszerződés megkötése, az ösztöndíjas jogviszonyból eredő jogok gyakorlása és kötelezettségek teljesítése, a juttatás folyósítása, a juttatásra vonatkozó adatok, kifizetések nyilvántartási kötelezettségének teljesítése az állami forrásokkal való felelős és ellenőrizhető gazdálkodásra vonatkozó (kiemelten a támogatói okiratban meghatározott) szabályok szerint.
A nyilvántartott adatok továbbá az Nftv. 18.§ (2) bekezdése alapján statisztikai célra felhasználhatók és statisztikai felhasználás céljára a hivatalos statisztikai szolgálat számára átadhatók.
Az adatkezelés további célja statisztikai célú adatszolgáltatás nyújtása a Támogató Innovációs és Technológiai Minisztérium, valamint a kezelő szerv feladatait ellátó Nemzeti Kutatási, Fejlesztési és Innovációs Hivatal és azok statisztikai rendszere számára.
Az Ösztöndíjjal kapcsolatos szabályokat elsősorban
- a nemzeti felsőoktatásról szóló 2011. évi CCIV. törvény (Nftv.), különösen annak 18.§ (1) a)-e) és a 3. melléklet I/B. 1.be), h); 2-4. pontok;
- 24/2013 (II.5.) Korm.rendelet a nemzeti felsőoktatási kiválóságról
- az Egyetem ezen jogszabályi előírásokon alapuló Térítési és Juttatási Szabályzata (TJSZ);
- továbbá EKÖP Pályázati Felhívás és az
- EKÖP Ösztöndíjszerződés
határozza meg.
Az adatkezelés konkrét céljainak, jogalapjának, kezelt adatok körének és forrásának részletezését jelen adatkezelési tájékoztató 1. számú melléklet tartalmazza Pályázók és a pályázatban érintett más természetes személyek adatainak kezelésére bontva.
A pályázat során megadott adatok, pályázathoz csatolt dokumentumok, Neptunban rögzített kapcsolattartási adatok és bankszámlaszám pontosságáért, hiánytalanságáért, és valódiságáért a pályázó felel.
A Pályázó azonosításához, és a jogosultsági feltételek vizsgálatához szükséges adatok megadása kötelező, azok hiányában a pályázat nem nyújtható be.
A bírálni kért körülményhez kapcsolódó adatok megadása szintén kötelező, azok hiánya kevesebb pontszámot eredményezhet, illetve akár elutasításra is kerülhet a pályázat.
Az Egyetem az intézményi EKÖP és EKÖP-KDP rendezvényekkel kapcsolatos adatkezeléséről külön tájékoztatást tesz közzé www.ekop.bme.hu információs weboldalon.
3. AZ ADATKEZELÉS MÓDJA
Az Ösztöndíj pályázatok fogadása, az Ösztöndíjjal kapcsolatos valamennyi adatátadás, a Pályázók/Ösztöndíjasok és a közreműködők közötti hivatalos értesítés elektronikusan, a www.ekop.bme.hu portálon („Portál”) keresztül történik. A Portált az Egyetem üzemelteti, a személyes adatokat az Egyetem saját szerverein tárolja. Az Ösztöndíj lebonyolításával összefüggésben keletkező elektronikus és papír alapú dokumentumok kezelése az Egyetem – köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény, illetve a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet szerinti – Iratkezelési Szabályzata szerint történik.
A támogatást nyert pályázatok listájának közzétételére az Egyetem weboldalán kerül sor:
www.bme.hu/ekop
Az elnyert ösztöndíj, mint juttatás adatai (a juttatás jogcíme, megítélt ösztöndíj összege) a Neptun elektronikus tanulmányi rendszerben kerülnek rögzítésre.
Az Ösztöndíj lebonyolításának részletes eljárásrendje az Egyetemi Kutatói Ösztöndíj Program hivatalos oldalán elérhető dokumentumokban meghatározott.
4. AZ ADATKEZELÉS IDŐTARTAMA
A pályázatokat és a mellékleteként benyújtott dokumentumokat az Egyetem, mint Adatkezelő – a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005 (XII.29.) Korm.rendelet 64.§ (1) szerinti – hatályos Iratkezelési Szabályzata és Irattári Terve alapján, a pályázat jogerős döntéssel történő lezárásától számított 15 évig kezeli. Az elbírálás szabályossága mellett az állami forrásokkal való felelős gazdálkodás utólagos ellenőrizhetőségét is szem előtt tartva, tekintettel arra is, hogy jogszabályi előírás alapján az Egyetem köteles megőrizni a dokumentumokat a záróbeszámoló Támogató általi jóváhagyásától számított legalább 10 évig1. A megőrzési idő lejártát követően az elektronikus és papír alapú dokumentumokat az Egyetem selejtezi, és ezzel a személyes adatok kezelése az Egyetemnél megszűnik.
5. ADATFELDOLGOZÓK, CÍMZETTEK, A KEZELT SZEMÉLYES ADATOKHOZ HOZZÁFÉRŐK KÖRE
- A bírálati folyamatban, kifizetésben, iratmegőrzésben az Egyetem erre feljogosított foglalkoztatottjai, bizottságai, bírálói vehetnek részt. Az Egyetem biztosítja, hogy az Érintettek személyes adatait csak azok ismerhessék meg, akiknek az feladatuk ellátásához szükséges.
- Az Egyetem a Neptun üzemeltetéséhez adatfeldolgozót vesz igénybe:
- Neve:
- SDA Informatika Zártkörűen Működő Részvénytársaság
- Székhelye:
- 1111 Budapest, Budafoki út 59.
- Cégjegyzékszáma:
- 01-10-140314
- Tevékenysége:
- az Adatfeldolgozó terméktámogatási szerződésben foglalt feladatainak, kötelezettségeinek teljesítése céljából olvasási joggal hozzáfér az Egyetem Neptun rendszeréhez, az Egyetem számára online helpdesk felületet üzemeltet a hibák, kérdések, szolgáltatások megrendelések bejelentésére, másolatot készít az adatbázisról, esetileg éles adatbázisműveleteket végez szervezeti egységkiemelések, összevonások, szervezeti átalakulások, tömeges adatmódosítások kezelése céljából.
- Az EKÖP-pel összefüggésben kezelt személyes adatokat az Egyetem jogszabályi kötelezettség alapján, csak az ott meghatározott esetekben és címzetteknek ad át. Az adattovábbítás feltételeit az Nftv. 3. melléklet I/B 4. pontja rögzíti.
Az Egyetem foglalkoztatottjain túl továbbá – a személyes adatokat is tartalmazó dokumentumokat – jogszabályi kötelezettség alapján az Egyetem támogatói okiratának hatálya alatt a költségvetési forrás felhasználásának ellenőrzését folytatók – különösen a Támogató Kulturális és Innovációs Minisztérium, valamint a kezelő szerv feladatait ellátó Nemzeti Kutatási, Fejlesztési és Innovációs Hivatal – is megismerhetik, részükre a dokumentumok, adatok átadásra kerülhetnek, elektronikus nyilvántartásokba betekinthetnek.
- Az Egyetem a támogatás elnyerése esetén az egyedi pályázati azonosító számot, a támogatott kutatási/művészeti téma címét és tudományágát, a megvalósítás helyszínét az internetes honlapján nyilvánosságra hozza.
Amennyiben a Pályázó hozzájárul, az Ösztöndíj elnyerése esetén a pályázat adatai mellett a Pályázó nevét is közzéteszi internetes honlapján.
- Az Egyetem a Kari ügyintézők nevét, beosztását, munkahelyi telefonszámát, email címét közérdekből nyilvános adatként hivatalos honlapján is közzéteszi.
6. ADATTOVÁBBÍTÁS
Az Egyetem az Ösztöndíjjal összefüggésben kezelt személyes adatokat harmadik országba vagy nemzetközi szervezethez nem továbbítja.
7. ÉRINTETT ADATKEZELÉSSEL KAPCSOLATOS JOGAI
Személyes adatainak – Egyetem általi – kezelésével kapcsolatos jogait az Egyetem 1. pontban megadott elérhetőségein keresztül gyakorolhatja, e jogok gyakorlása pedig az Ön személyének azonosításához kötött. Kérjük, vegye figyelembe, hogy az Egyetem telefonon nem ad konkrét tájékoztatást az Érintett személyes adatairól, illetve nem fogad személyes adatokat érintő rendelkező nyilatkozatokat. Telefonon tehát csak általános tájékoztatás történik.
Az Egyetem a kérelme szerinti intézkedésről vagy az intézkedés elmaradásának, kérelme elutasításának okairól és a jogorvoslati lehetőségekről legkésőbb a kérelme beérkezését követő egy hónapon belül tájékoztatja Önt, mely határidő szükség esetén – a kérelem összetettségét, a kérelmek számát figyelembe véve – további két hónappal meghosszabbítható. Az Egyetem a határidő esetleges hosszabbításáról, és annak okairól a kérelem kézhezvételétől számított 1 hónapon belül szintén ad tájékoztatást.
A kérelem beérkezésének napja a határidőbe nem számít bele.
Az Egyetem az érintett jogok gyakorlását főszabály szerint díjmentesen biztosítja. Ha azonban az Érintett kérelme egyértelműen megalapozatlan vagy – különösen ismétlődő jellege miatt – túlzó, az Egyetem, figyelemmel a kért információ vagy tájékoztatás nyújtásával vagy a kért intézkedés meghozatalával járó adminisztratív költségekre:
- ésszerű összegű díjat számíthat fel, vagy
- megtagadhatja a kérelem alapján történő intézkedést.
- Átlátható tájékoztatás
Az Egyetem jelen dokumentumban tájékoztatja az Érintetteket az adatkezelő kilétéről és elérhetőségéről, az adatvédelmi tisztviselő elérhetőségéről, az adatkezelés céljáról, jogalapjáról, időtartamáról, az Érintettek jogairól, jogorvoslati lehetőségről.
- Hozzáférés a személyes adatokhoz
Bármikor kérhet tájékoztatást arról, hogy – az Ösztöndíj kapcsán – személyes adatainak kezelése folyamatban van-e az Egyetemnél, és ha ilyen adatkezelés folyamatban van, jogosult arra, hogy a személyes adataihoz és a GDPR 15. cikkében meghatározott további információkhoz hozzáférést kapjon.
- Helyesbítés, kiegészítés
Bármikor kérheti az Egyetem által – az Ösztöndíj kapcsán – kezelt személyes adatainak módosítását, helyesbítését, kiegészítését. Azonban az Ösztöndíj pályázat körében ez a lehetőség elsősorban a Pályázó nevének, kapcsolattartásra szolgáló adatainak, bankszámlaszámának, Bíráló, Témavezető, Adminisztrátor nevének, kapcsolattartásra szolgáló adatainak változása kapcsán biztosított. A leadott pályázat módosítására, kiegészítésére a Pályázati Felhívásban meghatározott eljárásrend szerint van lehetőség.
- Tiltakozás
A GDPR 21. cikk (1) bekezdése alapján joga van saját helyzetével kapcsolatos okból tiltakozni azon személyes adatainak kezelése ellen, melyek a GDPR 6. cikk (1) e) pontján alapulnak. Személyes adatait ebben az esetben az Egyetem csak akkor kezelheti tovább, ha bizonyítja, hogy az adatkezelést olyan kényszerítő erejű jogos okok indokolják, amelyek elsőbbséget élveznek az érintett érdekeivel, jogaival és szabadságaival szemben, vagy amelyek jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez kapcsolódnak.
- Az adatkezelés korlátozása
Bármikor jogosult kérni – az Ösztöndíj kapcsán kezelt - személyes adatainak korlátozását a GDPR 18. cikkben meghatározott feltételek fennállása esetén. Például, ha
- az Egyetemnek már nincs szüksége az adatokra, vagy az adatkezelést érintő esetleges jogellenesség áll fenn, de Ön ellenzi a törlést, és e helyett kéri a felhasználás korlátozását; vagy
- ha Ön tiltakozott az adatkezelés ellen, arra az időre, amíg megállapításra kerül, hogy az Egyetem kezelheti-e a továbbiakban személyes adatait.
A korlátozás alá eső személyes adatokat csak az Ön hozzájárulásával, vagy jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez, vagy más természetes vagy jogi személy jogainak védelme érdekében, vagy az Unió, illetve valamely tagállam fontos közérdekéből lehet kezelni.
- Törlés
Az Ösztöndíjjal összefüggésben végzett adatkezelés kapcsán csak akkor élhet törléshez való jogával, ha az Egyetem közérdekű feladatainak végrehajtásához az adat már nem szükséges, így:
- a Portálon pályázatához szükséges adatokat adott meg, dokumentumokat töltött fel, de pályázatát az előírt határidőre nem nyújtotta be a vonatkozó szabályok szerint,
- az Egyetem hatályos irattári tervében a juttatások ügyeire vonatkozóan meghatározott megőrzési idő letelt, de az Egyetem még nem törölte az adatokat.
Az Egyetem kérelmét megvizsgálja, indokoltság esetén intézkedik a törlés iránt.
- Automatizált döntéshozatallal, profilalkotással kapcsolatos jog
Az Ösztöndíjhoz kapcsolódó adatkezelés során automatizált döntéshozatalra vagy profilalkotásra nem kerül sor.
- Hozzájárulás visszavonása
A döntés adatai között a Pályázó nevét az Egyetem csak abban az esetben hozza nyilvánosságra, amennyiben ehhez a Pályázó előzetesen külön hozzájárulását adta; hozzájárulás hiányában a döntés adatait az egyedi pályázati azonosító feltüntetésével anonim módon teszi közzé az Egyetem.
A név szerinti közzétételhez adott hozzájárulását az Egyetem 1. pontban megadott elérhetőségeire küldött levelében bármikor visszavonhatja.
Hozzájárulásának visszavonása esetén az Egyetem törli nevét a támogatott pályázatok közzétételi listájáról, pályázatára vonatkozó információ a továbbiakban kizárólag anonim módon kerül közzétételre.
A hozzájárulás visszavonása nem érinti a hozzájáruláson alapuló, a visszavonás előtti adatkezelés jogszerűségét.
8. JOGORVOSLATI LEHETŐSÉGEK
Kérjük, amennyiben úgy ítéli meg, hogy az Ösztöndíj adatkezelésével összefüggően jogsérelem érte, vegye fel velünk a kapcsolatot a BME FIEK 1. pontban megadott e-mail címén vagy az adatvédelmi tisztviselőn keresztül, hogy az esetleges jogsértést mihamarabb orvosolhassuk:
| Intézmény: |
Budapesti Műszaki és Gazdaságtudományi Egyetem
|
| Név, beosztás: |
dr. Frank Ágnes, adatvédelmi tisztviselő |
| Levelezési cím: |
1518 Budapest, Pf. 91. |
| E-mail: |
dpo@bme.hu |
| Telefonszám: |
+36 1 463 3320 |
Tájékoztatjuk, hogy amennyiben az Ösztöndíj adatkezelésével összefüggően jogsérelem érte, közvetlenül fordulhat:
- a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatósághoz (postai címe: 1363 Budapest, Pf. 9.; székhelye: 1055 Budapest, Falk Miksa u. 9-11.; telefonszáma: +36-1-394-1400; honlap: www.naih.hu; email: ugyfelszolgalat@naih.hu) és
- bírósághoz is. A per elbírálása törvényszék hatáskörébe tartozik. A pert az Érintett – választása szerint – a lakóhelye vagy tartózkodási helye szerint illetékes törvényszék előtt is megindíthatja (a törvényszékek felsorolását és elérhetőségét az alábbi linken keresztül tekintheti meg: http://birosag.hu/torvenyszekek).
Az Egyetem fenntartja annak jogát, hogy az Adatkezelési Tájékoztatót megváltoztassa. Erre különösen az itt meghatározott adatkezelés feltételeit érintő jogszabályváltozás esetén kerülhet sor, vagy megváltoznak az Egyetem elérhetőségi adatai. Az adatkezelés megváltozása nem jelentheti a személyes adatok céltól eltérő kezelését. Az erre vonatkozó tájékoztatást az Egyetem előzetesen közzéteszi honlapján.
| Budapest, 2024. május 06. |
Budapesti Műszaki és Gazdaságtudományi Egyetem |
